المكان: الإمارات العربية المتحدة، أبو ظبي، الخالدية، مركز المهيري - مركز الأعمال، الطابق 11
نوع الوظيفة: بدوام كامل
الجنس: أنثى
جدول العمل:
• أيام العمل: 6 أيام في الأسبوع. اجازة يوم السبت
• ساعات العمل: من الساعة 8:00 صباحًا حتى الساعة 4:00 مساءً.
التأشيرة: يجب أن تحمل تأشيرة نشطة لأنك ستكون مسؤولاً عن التأشيرة الخاصة بك
المرتب: 3,000 درهم إماراتي (سيزيد بعد عام واحد من العمل في انتظار تقييمك)
نظرة عامة على الدور:
نحن نبحث عن مساعد إداري مخصص لدعم عمليات أعمال الترجمة لدينا. س المرشح المثالي مرتاحًا لتطبيقات Microsoft Office ولديه اهتمام شديد بالتفاصيل. ستلعب دورًا محوريًا في ضمان التشغيل السلس لمؤسستنا من خلال المساعدة في الإتصال وإعداد المستندات والفواتير الشهرية.
المسؤوليات الرئيسية:
1. إدارة الإتصالات:
أ- العمل كجهة إتصال أساسية بين المدير وفريق المترجمين.
ب. استخدم Microsoft Outlook لتسهيل الإتصال الفعال والكفء وإعادة توجيه المعلومات والتحديثات الضرورية.
2. إدارة المستندات:
أ. إنشاء مستندات Word وExcel وPowerPoint وتحريرها وإعدادها للأغراض الداخلية وتلك الخاصة بالعميل.
ب. تأكد من تنسيق كافة المستندات بشكل طبيح والالتزام بإرشادات العلامة الخاصة بالتجارة والأسلوب للشركة قبل إرسالها إلى المترجمين.
ج- مسح المستندات المهمة ضوئيًا وتصويرها وحفظها في ملفات.
3. إدارة الفواتير:
أ- استخرج المعلومات المطلوبة من ملفات Excel متعددة في نهاية كل شهر.
ب- استخدم قالب مستند Word لتكافة تفاصيل الفواتير وتقديمها للعملاء.
ج- إرسال الفواتير النهائية إلى العملاء أو إلى المدير، طبقاً لـ الضرورة.
د. تأكد من إرسال كافة فواتير العميل بحلول اليوم الثالث من كل شهر لاحق.
4. إدارة الملفات:
أ- تنظيم مستندات وملفات الشركة وتخزينها وإدارتها، مما يضمن سهولة الوصول والاسترجاع.
5. المهام الإدارية العامة:
أ- الرد على رسائل البريد الإلكتروني والإستعلامات الأخرى في الوقت المناسب.
ب. المساعدة في أي مهام إدارية أخرى يتم تعيينها من قبل المدير.
مهام أخرى:
1. إدارة التقويم: جدولة الاجتماعات والأوقات والأحداث وإعادة جدولتها وتنسيقها.
2. واجبات الاستقبال: الرد على المكالمات الهاتفية وتحية الزوار والتعامل مع الإستعلامات.
3. إدخال البيانات: إدخال البيانات وتحديثها في أنظمة الشركة أو قواعد البيانات.
4. البحث: إجراء بحث حول مواضيع مختلفة طبقاً لـ الحاجة، مثل أدوات البرامج المحتملة أو اتجاهات الصناعة.
التدريب:
ستتلقى تدريبك خلال الأسبوع الأول من عملك. ستتعلم القيام بأشياء مختلفة في المكتب، ولكن يجب أن تكون بارعًا في التطبيقات المكتبية.
المهارات والمؤهلات المطلوبة:
1. يتقن مجموعة ميكروسوفت أوفيس، وخاصة بويربوانت وإكسيل وورد وأوتلوك.
2. يتقن اللغة الإنجليزية بمهارات كتابية ولفظية قوية.
3. مهارات إتصال كتابية ولفظية ممتازة.
4. قدرات تنظيمية قوية ومتعددة المهام.
5. موجه نحو التفاصيل مع إمكانية تحديد أولويات المهام.
مفضل (ولكن غير مطلوب):
1. خبرة سابقة في دور إداري أو مساعد.
2. المعرفة كافية بصناعة الترجمة.
3. إتقان ثنائية اللغة أو متعددة اللغات.
4. إتقان عالية للغة العربية
مدة الاختبار:
سيخضع المرشح المختار لمدة اختبار مدتها ثلاثة أشهر. خلال هذا الوقت، سيتم تقييم أدائهم ومدى ملاءمتهم للدور عن كثب. بناءً على هذا التقييم، سنحدد ما إذا كان سيتم منح الفرد منصبًا دائمًا في مؤسستنا.
مقاييس الأداء لمدة الاختبار:
1. كفاءة إدارة المستندات: عدد المستندات التي يتم إعدادها وتحريرها وإرسالها أسبوعيًا.
2. دقة الفواتير: النسبة المئوية للفواتير الخالية من الأخطاء المرسلة. اهدف إلى الدقة بنسبة 100٪.
3. استجابة الإتصال: متوسط وقت الاستجابة لرسائل البريد الإلكتروني والإستعلامات.
4. معدل إنجاز المهمة: النسبة المئوية للمهام المعينة التي تم إكمالها خلال الأوقات النهائية المحددة. اهدف إلى الحصول على معدل أفضل من 95٪.
5. ملاحظات من الفريق: ملاحظات منتظمة من المترجمين وأعضاء الفريق الآخرين حول فعالية دعم المساعد.
6. إتقان البرامج: إثبات الإحترافية والإحترافية في استخدام تطبيقات Microsoft Office، خاصة أثناء إعداد المستندات واستخراج البيانات.
7. دقة اللغة: بالنسبة للمهام التي تتضمن ترجمة اللغة أو الإتصال، تحقق من الاتساق والدقة باللغتين العربية والإنجليزية.
8. المبادرة وحل المشكلات: الحالات التي حدد فيها المساعد المشكلات بشكل استباقي وقدم حلولًا دون توجيه فوري.
9. ملاحظات العميل: إذا كان المساعد يتفاعل مباشرة مع العملاء، فقم بجمع التعليقات حول احترافهم وكفاءتهم.
ملحوظة هامة: جوبز ادس ليست شركة توظيف وانما موقع للاعلان عن الوظائف الخالية المتاحة يوميا فى أغلب الشركات بالشرق الاوسط
,ونرجو عند طلب اى مبالغ مالية من قبل المعلنين مراسلتنا فورا و عدم التعامل مع مثل هذه الشركات الوهمية .
