يلعب مراقب المستندات دورًا مهمًا في إدارة وتنظيم الوثائق والمعلومات داخل الشركة. يتضمن هذا الدور الحفاظ على سجلات دقيقة وضمان سلامة المستندات وتسهيل الوصول الفعال إلى المعلومات لمختلف الإدارات وأصحاب المصلحة. يتحمل مراقب المستندات مسؤولية إنشاء عمليات وأنظمة فعالة للتحكم في المستندات والحفاظ عليها.
المسؤوليات الرئيسية:
إدارة المستندات:
إنشاء المستندات ومراجعتها ومراجعتها وأرشفتها وفقًا للإجراءات والمعايير المعمول بها.
تأكد من تنظيم كافة المستندات جيدًا وتصنيفها وتخزينها بشكل مناسب في التنسيقات الرقمية والمادية.
حافظ على التحكم في الإصدار وسجل المستندات لتتبع التغييرات والتحديثات.
حفظ السجلات:
قم بإدارة دورة حياة المستند، بما في ذلك تتبع الموافقات والمراجعات والمراجعات.
الاحتفاظ بسجلات دقيقة ومحدثة للوثائق، مما يضمن سهولة استرجاعها ومراجعتها.
قم بتحديث قواعد البيانات وجداول البيانات وأنظمة إدارة المستندات بانتظام.
مراقبة الجودة:
قم بإجراء فحوصات الجودة على المستندات لضمان الدقة والكمال والالتزام بمعايير الشركة.
التعاون مع الإدارات ذات الصلة للتحقق من محتوى المستند وحل التناقضات.
تحسين العملية:
تقييم عمليات مراقبة المستندات وتحسينها باستمرار لتعزيز الإحترافية والدقة.
حدد مجالات الأتمتة والرقمنة لتبسيط إدارة المستندات.
الإتصال:
التنسيق مع الإدارات المختلفة لجمع المستندات ومراجعتها وتوزيعها طبقاً لـ الحاجة.
قم بتوصيل إجراءات وإرشادات مراقبة المستندات للموظفين وأصحاب المصلحة.
الامتثال والأمان:
تأكد من إدارة المستندات وفقًا للوائح ذات الصلة ومعايير الصناعة.
حافظ على سرية وأمن المعلومات الحساسة من خلال التحكم في الوصول والأذونات.
التدريب:
توفير التدريب والدعم للموظفين على أنظمة وعمليات إدارة الوثائق.
المساعدة في زيادة الوعي حول أهمية التوثيق الدقيق والامتثال.
دعم التدقيق:
المساعدة في عمليات التدقيق الداخلية والخارجية من خلال توفير الوثائق والأدلة اللازمة.
تأكد من أن سجلات التدقيق والوثائق متوفرة بسهولة للتفتيش.
المؤهلات والمهارات:
درجة البكالوريوس أو ما يعادلها في مجال ذي صلة.
اهتمام قوي بالتفاصيل والمهارات التنظيمية.
إتقان برامج وأدوات إدارة المستندات.
مهارات ممتازة في الإتصال والتعامل مع الآخرين.
المعرفة كافية باللوائح والمعايير ذات الصلة.
قدرات حل المشكلات وعقلية تحسين العمليات.
إمكانية التعامل مع المعلومات السرية والحساسة.
تعتبر الخبرة السابقة في التحكم في المستندات أو الأدوار ذات الصلة مفيدة.
ملحوظة هامة: جوبز ادس ليست شركة توظيف وانما موقع للاعلان عن الوظائف الخالية المتاحة يوميا فى أغلب الشركات بالشرق الاوسط
,ونرجو عند طلب اى مبالغ مالية من قبل المعلنين مراسلتنا فورا و عدم التعامل مع مثل هذه الشركات الوهمية .
