مطلوب سكرتير مساعد إداري دبي إدارة / سكرتارية

تفاصيل عامة المسمى الوظيفي: مساعد إداري التسلسل الإداري: موظف إداري أقدم القسم: كلية الطب والعلوم الطبية الهدف من الوظيفة: المساعد الإداري مسؤول عن تقديم الدعم الإداري لخدمات الدعم التي تشمل نوعياتًا مختلفة من الإتصالات، والإجابة على الإستعلامات، وجدولة الزوار، وتنسيق استلام البريد وتسليمه، وتنسيق خدمات البريد السريع، وجدولة غرف الاجتماعات، وحجز السفر والإقامة وما إلى ذلك. الأدوار والمسؤوليات الرئيسية المسؤوليات الاستراتيجية غير متوفر المسؤوليات التشغيلية • دعم كافة الأنشطة بما في ذلك إدارة المكاتب وتنفيذ الإجراءات وإدارة العمليات وإدارة السجلات وإدارة اليومياًت • تعزيز وتنفيذ الأنظمة الإدارية عند الحاجة لزيادة الإحترافية • التنسيق بشأن المشروعات والمبادرات المختلفة للمدير المباشر ومتابعة القضايا في الوقت المناسب • مراجعة وتلخيص التقارير والوثائق المتنوعة؛ إعداد وثائق المعلومات الأساسية طبقاً لـ الضرورة • مساعدة المدير المباشر في إعداد مواد العرض التقديمي • إدارة الإتصالات الفعالة لمكتب المدير المباشر والحفاظ على السرية • تصميم وصيانة وتحديث نظام الملفات بشكل فعال • ضمان الحماية والأمان والسرية لكافة الملفات والسجلات والتقارير • مسؤول عن إدارة التقويم الثقيلة التي تتطلب التفاعل مع كل من المديرين التنفيذيين الداخليين والخارجيين وأصحاب المصلحة وكذلك الاستشاريين • تنسيق جدول السفر والحجوزات للمدير المباشر • إدارة كافة رسائل البريد الواردة وتحديد العناصر التي تتطلب الاهتمام على سبيل الأفضلية من المدير المباشر • استقبال وفحص كافة الإتصالات الخاصة بـ Line Manager بما في ذلك المكالمات الهاتفية ورسائل البريد الإلكتروني • تحديد أولويات وتوجيه وتسهيل الإتصال من وحدات الأعمال الأخرى • الاستجابة بشكل مستقل للرسائل والمراسلات العامة ذات الطبيعة الروتينية. • تنظيم وصيانة تخطيط المكتب والحفاظ على اللوازم • تواجد الإدارة والاجتماعات الأخرى وأخذ المحاضر، طبقاً لـ التوجيهات • الالتزام بسياسات وإجراءات أمن المعلومات والسرية الخاصة بالشركة، والإبلاغ عن الانتهاكات أو المخاطر الأمنية الأخرى وفقًا لذلك • التنسيق مع الإدارات الأخرى لتسهيل إنجاز المهام والمسؤوليات، عند الحاجة • تنفيذ أي مهام أخرى تسندها المسؤوليات الإشرافية للمدير المباشر غير متوفر المؤهلات المؤهلات والخبرة المؤهلات المطلوبة • درجة الزمالة أو الدبلوم في مجال ذي صلة: الخبرة المطلوبة • الوافدون: ما لا يقل عن 0-1 سنوات من الخبرة ذات الصلة. • مواطنو دولة الإمارات العربية المتحدة: ما لا يقل عن 0-1 سنوات من الخبرة ذات الصلة عملية التطبيق يجب على المرشحين تقديم وثائق السيرة الذاتية (السيرة الذاتية (CV)) أو إذا كنت بحاجة إلى مزيد من المساعدة، فلا تتردد في الإتصال بفريق التوظيف ()